En fungerande matrisorganisation förutsätter en stark projektorganisation med en kommunicerad och etablerad process.
I en matrisorganisation är varje funktion uppdelad i egna avdelningar. Risken är uppenbar att de börjar leva sina egna liv, definiera behov inifrån avdelningen och projicera brister på de andra.
Processen har till uppgift att kommunicera helheten, från ett definierat kundbehov till dess tillfredsställelse, oavsett vilken funktion som behövs längs vägen. Processen binder ihop funktionerna för att skapa maximalt värde för kunden.
Att driva stora projekt i en matrisorganisation utan en etablerad process är som att köra bil samtidigt som man asfalterar vägen, utan karta. Färden blir ryckig, asfaltbeläggningen kortsiktig och slutmålet sällan där man tänkt sig.
Alltså, först en etablerad process och sedan ett projekt som bygger på processen. Att processen är etablerad innebär att samtliga berörda känner till den och följer den. En förutsättning är att detta scenario efterfrågas av berörda chefer.
Ett vanligt argument mot att en process krävs i ett projekt är att varje projekt är unikt, därav ett projekt och inte en linjefunktion. Men de stora projekt som inte har en stor likhet med föregående projekt är ofta få. Genom att i en process dokumentera gemensamma flöden, resurser och aktiviteter har man också givit sig själv möjligheten att låta organisationen lära sig något längs vägen.
