På ett projektkontor är det extra svårt och extra viktigt att ha koll på processerna. Här beskriver jag varför och hur.
Projektledarstyrda processer är sällan väl fungerande och etablerade. Detta beror inte på ett mindre behov av processer för en effektiv, lärande och påverkbar organisation. Eftersom ledningen i praktiken är utjämnad till individnivå riskerar projektledarna att skapa egna vägar och sätt att arbeta på. Då projekten ofta är beroende av varandra kan detta arbetssätt vara förödande.
I dessa fall bör ledningen besluta om att inrätta ett eller förstärka existerande processforum med kompetens, resurser och mandat. Forumets första uppdrag bör vara en övergripande processkartläggning som skapar förståelse för hela processen. Denna huvudprocess bör sedan visualiseras och kommuniceras på ett sätt så att alla enkelt kan ta del av och förstå den.
Om processforumet endast eller företrädesvis består av projektledarna är risken stor att fragmenterade processbeskrivningar tas fram. Detta riskerar att skapa en hög med pusselbitar som inte bidrar till den övergripande förståelsen.
Processforumet måste ha förståelse för vilket värde processen ska skapa och för vem. Först när detta formulerats och visualiserats kan man börja zooma in och skapa delprocesser och aktiviteter tillsammans med berörda parter.
Projektledare har ofta starka personliga karaktärer med kunskap om, erfarenhet av och förkärleken till att ”styra upp” på sitt sätt. Det åligger ledningen att ta tillvara på detta utan att riskera den övergripande styrningen och strukturkapitalet. I de fall detta misslyckas riskerar varje projektledare att bli sin egen avdelning, avskuren från helheten. Alternativt använder projektkontorets chef projektledarna som hantlangare i sin egen, personliga och odefinierade process, vilket på sikt blir ett korthus som faller ihop.
På Enhanza hjälper vi organisationer att få ordning på och visualisera processerna. Välkommen att kontakta oss.
