Projektportföljen skapar sammanhang och överblick över flera projekt. Den tjänar som beslutsunderlag för ledning samt som forum för kontinuerlig dialog och gemensam syn för samtliga inblandade.
Ledningens engagemang en förutsättning
Att lyckas med en projektportfölj är en utmaning på flera plan, inte minst eftersom den förutsätter engagemang från flera aktörer på olika nivåer i organisationen. En grundläggande förutsättning är att ledningen ser behovet och efterfrågar en lösning. Frågorna som projektportföljen ska svara på måste komma från ledningen och ställas kontinuerligt till organisationen. Portföljen blir då ett effektivt verktyg för styrning och beslutsfattande. Att tillsätta en projektkoordinator som i samråd med de enskilda projektledarna ska skapa en överblick som därefter ska presenteras för ledningen är dömt att misslyckas. Drag(pull)-effekten måste komma uppifrån. Ett viktigt första steg är därför för ledningen att definiera vilka svar man löpande behöver ha svar på.
Utgå alltid från behovet
All värdeskapande verksamhet måste utgå ifrån ett definierat behov och en projektportfölj är inget undantag. Vilka löpande svar är ledning i behov av för att kunna fatta kloka beslut om tidpunkter, resursanvändning och prioriteringar? Vilket behov har projektorganisationen för löpande samordning? Vilken information behöver de som ansvarar för leveranser in i projektet i form av definitioner och tidpunkter för att kunna uppmärksamma och kommunicera eventuella avvikelser.
Skilj på projekt och leverans
Projektorganisationen ska koordinera vad som behöver göras och när det ska vara klart. De som levererar, t.ex. linjeorganisationen vid en matrisorganisation, avgör hur det ska utföras och av vem. Alltså: projektorganisationen svarar för VAD och NÄR, leveransansvariga för HUR och VEM.
Resurshantering där den hör hemma
Genom att projektorganisationen tydligt definierat och kommunicerat vad som ska levereras och när det ska vara klart kan man lämna över resurshanteringen till de som ansvarar för leveranserna. Bara de kan bedöma resursbehov och eventuell brist. I projektportföljen visualiserar man eventuell resursbrist som vilken avvikelse som helst.
Kommunikation genom visualisering
Vikten av att kommunicera en gemensam bild till hela organisationen kan inte nog understrykas. Definitioner som inte är beslutade och kommunicerade riskerar att skapa förvirring, slöseri och förseningar. Projektportföljen bör fungera som ett nav för en sådan kommunikation, och den bör visualiseras på ett så enkelt sätt som möjligt – men inte enklare.
Forum för kontinuerlig dialog
Projektportföljen bör vara centrum för en kontinuerlig dialog inom organisationen. Här kommuniceras tydligt förändringar och avvikelser. I denna process finslipas också portföljen för att hela tiden bli bättre på att svara mot de behov och på de frågor som ställs.
Välj rätt verktyg
Först när organisationens behov och förutsättningar är kartlagda kan man titta på verktyg för projektportföljen. Finns samtliga inblandade på samma fysiska plats? Är sekretessnivån så hög att vissa typ av verktyg måste uteslutas? Har organisationen redan befintliga system och rutiner man vill integrera i metoden? Vilka resurser finns för ändamålet?
En grundregel är som sagt att göra det så enkelt som möjligt. Att dokumentera en förändring bör inte vara svårare än att flytta en post-it-lapp eller magnet, annars finns en risk att den administrativa tröskeln blir för hög. Av samma anledning bör verktyget vara en integrerad del i projektledarnas arbetsmetoder och skapa ett värde för dem. Informationen bör vara avskalad från allt som hanteras på annat håll.
Förändrade rutiner kan upplevas stressande för redan belastade medarbetare. Därför är det viktigt att alla känner delaktighet och ser varje förändring som ett naturligt steg i en lärande organisation.
