Tidsplaner betyder inget, tidsplanering betyder allt.

Om du är projektledare har du troligtvis flera olika tidsplaner – i olika format. Så snart projektgruppen behöver sammanställa något skapas ett nytt dokument. Ganska snart har man skapat ett administrativt monster som kräver alltmer tid för att hållas uppdaterade. Risken är överhängande att flera dokument inte uppdateras och att olika intressenter hämtar sin verklighetsbild från olika dokument med olika information.

Varje tidsplan är föråldrad i samma stund den skapas. I organisationen sker hela tiden förändringar som ändrar förutsättningarna som låg till grund för tidsplanen.

Alla relevanta leveranser, milstolpar och liknande bör samlas på ett ställe, som är tillgängligt och enkelt att uppdatera. Först då kan man gå från flera reaktiva tidsplaner till en proaktiv tidsplanering. Alla förändringar bör kommuniceras i ett forum där övriga berörda kan redogöra för de kedjereaktioner de ser av förändringen. När man lämnar forumet har alla en aktuell och gemensam bild av vägen framåt. Då blir tidsplanen ett verktyg för tidsplanering, istället för en dokumentation av ett föråldrat nuläge.

Digital vs Analog

Det råder en förkärlek till digitala tidsplaner. Man luras lätt att tro att de erbjuder flexibilitet och tillgänglighet, men oftast är det tvärtom. Så snart man stängt filen blir den en av många andra filer. Om man istället skapar en visuell tidsplan på projektkontoret, helst med post-it och magneter, blir den ständigt närvarande och en verklighetsbild att samlas och samtala kring.

Tillgänglighet

Ett argument mot en analog tidsplanering är att de som inte finns på plats kan ta del av den. Men sällan behöver intressenter utanför projektkontoret och forumet för tidsplaneringen ha tillgång till hela den aktuella tidsplanering. Oftast kan man välja ut vad som behöver kommuniceras i t.ex. nyhetsbrev eller presentationer.

Tillgängligheten för de som ska arbeta med tidsplaneringen ökar däremot markant med en analog. En förändring ska inte kräva en större ansträngning än att flytta en post-it. Dessutom skapas en naturlig plats att samlas kring för att diskutera utmaningar och potentiella lösningar.

6 replies
  1. Richard Nilson
    Richard Nilson says:

    Ja, för små och tidsmässigt korta projekt med en handfull deltagare och som inte har någon tidskritiskt leverans till ett överordnat större projekt så fungerar post-it lappar säkert utmärkt. Jag tvivlar däremot på att ha det som generell planeringsmetod.

    Har man ett projekt med 20-30 personer och projektet sträcker sig över några år så har man oftast en lite mer detaljerad plan för åtminstone närmaste halvåret. Det går åt en ganska lång och hög vägg för att planera det med post-it lappar. Desstom om 30 personer flyttar omkring post-it lappar så kan man snabbt tappa greppet om relationerna mellan alla aktiviteter som ska utföras.

    Jag håller helt med om att alla tidplaner är inaktuella redan i ögonblicket de publiceras. Men det är inget problem. Det är just detta som är kärnpunkten i projektplanering. Småförändringar kräver nästan aldrig att någon anpassar sig till omedelbart. Med dagens kommunikationsmöjligheter är det lätt att falla i fällan att uppdatera projektplanen kontinuerligt såfort det händer något, men gör man det så kommer man ägna all sin tid åt att uppdatera tidplanen i stället för att leda projektet. Det finns också en klar poäng med förändringströgheten i en datorbaserad plan som inte alla kan ändra i. Projektplanen visar inte bara vad som ska göras och vilka beroenden som finns mellan aktiviter. Planen visar också beslutat läge. Att alla har tillgång till att flytta post-it lappar på en “visuell” plan leder till att ändringar kan göras helt okontrollerat utan att känna till beslutsbakgrund. Många ändringa behöver också utredas innan de görs och många gånger kommer man fram till att ändringen inte ska göras.

    Tidplansjonglerandet vid sidan av den publicerade “felaktiga” planen är en del av själva kärnan i projektledningen.

    Reply
    • Jon Schvili
      Jon Schvili says:

      Hej Richard! Tack så mycket för din generösa input i diskussionen om tidsplaner. Jag delar dock inte helt din uppfattning.

      Projektet som syns på bilden ovan omfattar fler än 100 aktiva projektdeltagare, består av sex underprojekt och sträcker sig över flera år. I stora projekt tillsätter man med fördel flera arbetsgrupper. Ledaren för en sådan arbetsgrupp hanterar detaljerna i sin egna tidsplan. I den övergripande tidsplanen presenterar denna endast leveranser, beslutspunkter och liknande som antingen 1) är relevanta för personer utanför arbetsgruppen eller 2) är kritiska för leveransen och behöver bevakas högre upp.

      Vem som helst har inte mandat att ändra i den visuella tidsplanen när som helst. Som jag skrev sker detta under kontrollerade former i relevanta forum där berörda personer har möjligt att kommentera och agera.

      Reply
  2. Teddy
    Teddy says:

    Bra inlägg; välskrivet.

    Det är ett stort, men ofta nödvändigt och väl värt, steg för folk att gå från klassiska till mer flexibla (agile, om du så vill) planer.

    Första meningen känns som en svensk version av: “In preparing for battle, I have always found that plans are useless, but planning is indispensable.” ~ General Dwight D. Eisenhower

    Vad gäller tillgänglighet så finner jag “information radiators¹” ovärderligt, även om det inte helt löser “problemet” med människor som inte är på plats att se dem. Ibland behövs det inte, som du är inne på, ibland räcker det med en bild som laddas upp då och då och ibland kan det vara värt att underhålla en digital representation också.

    1) http://www.sketchplanations.com/post/148444971766/information-radiator-shares-information

    Reply
    • Jon Schvili
      Jon Schvili says:

      Tack, Teddy! Kul att få ta del av citatet i ditt original, om det nu finns något sådant citat.

      Bra information om Information Radiators och spännande blogg i allmänhet.

      Reply

Leave a Reply

Want to join the discussion?
Feel free to contribute!

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *