Tidsplaner betyder inget, tidsplanering betyder allt.
Om du är projektledare har du troligtvis flera olika tidsplaner – i olika format. Så snart projektgruppen behöver sammanställa något skapas ett nytt dokument. Ganska snart har man skapat ett administrativt monster som kräver alltmer tid för att hållas uppdaterade. Risken är överhängande att flera dokument inte uppdateras och att olika intressenter hämtar sin verklighetsbild från olika dokument med olika information.
Varje tidsplan är föråldrad i samma stund den skapas. I organisationen sker hela tiden förändringar som ändrar förutsättningarna som låg till grund för tidsplanen.
Alla relevanta leveranser, milstolpar och liknande bör samlas på ett ställe, som är tillgängligt och enkelt att uppdatera. Först då kan man gå från flera reaktiva tidsplaner till en proaktiv tidsplanering. Alla förändringar bör kommuniceras i ett forum där övriga berörda kan redogöra för de kedjereaktioner de ser av förändringen. När man lämnar forumet har alla en aktuell och gemensam bild av vägen framåt. Då blir tidsplanen ett verktyg för tidsplanering, istället för en dokumentation av ett föråldrat nuläge.
Digital vs Analog
Det råder en förkärlek till digitala tidsplaner. Man luras lätt att tro att de erbjuder flexibilitet och tillgänglighet, men oftast är det tvärtom. Så snart man stängt filen blir den en av många andra filer. Om man istället skapar en visuell tidsplan på projektkontoret, helst med post-it och magneter, blir den ständigt närvarande och en verklighetsbild att samlas och samtala kring.
Tillgänglighet
Ett argument mot en analog tidsplanering är att de som inte finns på plats kan ta del av den. Men sällan behöver intressenter utanför projektkontoret och forumet för tidsplaneringen ha tillgång till hela den aktuella tidsplanering. Oftast kan man välja ut vad som behöver kommuniceras i t.ex. nyhetsbrev eller presentationer.
Tillgängligheten för de som ska arbeta med tidsplaneringen ökar däremot markant med en analog. En förändring ska inte kräva en större ansträngning än att flytta en post-it. Dessutom skapas en naturlig plats att samlas kring för att diskutera utmaningar och potentiella lösningar.
