När en samling aktiviteter utförs i en viss följd kallas det ”process”.
Vi är omgivna av processer, både på arbetet och på fritiden. Oftast tänker vi inte på dem och ännu mer sällan kartlägger vi dem. Men genom att synliggöra processerna öppnar sig stora fördelar.
- Vi kan skapa en gemensam bild (samarbete)
- Vi kan arbeta med det mest viktiga (fokusering)
- Vi kan ständigt förbättra arbetsmetoderna (effektivisering)
- Vi kan mäta, följa upp och styra mot mål (ledning)
- Vi kan öka värdet av företaget (strukturkapital)
- Vi kan bli mindre personberoende (stabilitet)
Samarbete
En gemensam helhetssyn skapar förutsättning för ett effektivt samarbete. Processen ger medarbetaren svar på varför företaget existerar och vilken hennes roll är. Den visar hur hennes insats ska bidra till målet och vem hon behöver samarbeta med och hur.
Fokusering
Processen säkerställer att vi arbetar med rätt saker genom att synliggöra de mest viktiga aktiviteterna, det vill säga de aktiviteter som tar oss snabbast mot målet. Processen gör oss effektiva utan att vi behöver arbeta fortare.
Att göra mycket innebär inte att man får mycket gjort. Att utföra något oviktigt väl gör det inte viktigt.
Effektivisering
Genom att standardisera arbetssätten gör vi dem tillgängliga för ständiga förbättringar. Vi säger:
“Detta är det mest effektiva sättet att utföra denna aktivitet på och vi är överens om att utföra den så tills vi kommit på ett ännu bättre sätt och uppdaterat processen.”
På större företag har man dedikerade processforum och processägare som utvecklar och förvaltar det dokumenterade sättet att utföra aktiviteter på. De förbättrar ständigt processen och mäter hur väl den efterlevs.
Om ett oväntat resultat uppstår (avvikelse) utreds ifall processen följts eller inte. Om den följts, förändras den för att undvika oönskade avvikelser i framtiden. Om den inte följts, sätter man in utbildningsinsatser.
Ledning
Företagsledningen sätter upp mål och skapar förutsättningar att nå dom. För effektiv styrning krävs löpande uppföljning och mätning. Följs processerna? Var befinner vi oss i relation till uppsatta mål? Hur väl presterar personer och system?
Strukturkapital
Humankapital är den kunskap som medarbetarna besitter. Strukturkapital är den kunskap som är strukturerad och tillgänglig genom en tydlig och föränderlig dokumentation. Den kan till exempel skapas i system, kunskapsbanker och manualer. Processen visar HUR verksamhet bedrivs istället för av VEM.
Strukturkapitalet är, i motsats till humankapitalet, inte beroende av enskilda individer. Därför gillar investerare strukturkapital.
Stabilitet
Tydliga processer underlättar vid personalomsättning.
“Välkommen till oss, så här arbetar vi.”
