Jag har satt ihop tre steg för en lyckad kommunikation av definitioner genom visualisering: definiera, visualisera och kommunicera.

Organisationer som driver stora projekt är ofta komplexa. Inte sällan är det otydligt vem som har vilket mandat och informella ledare kan ta välmenande initiativ som på sikt leder fel. En chef eller en projektledare för flera underprojekt ska inte styra med järnhand, men måste ansvara för att åsikter, ambitioner och förslag till slut formas till en gemensam definition – och att denna kommuniceras till alla berörda.

En projektledare som saknar erforderliga definitioner kommer skapa sina egna. Om projektet drivs av flera underprojekt är risken uppenbar att den gemensamma bilden kommer spreta. Mycket tid och energi kommer då gå till förvirring, frustration och ett oändligt antal möten.

Jag har satt ihop tre steg för en lyckad kommunikation av definitioner genom visualisering.

  • Definiera
  • Visualisera
  • Kommunicera

Definiera

Att definiera t.ex. ett mål, en organisation eller en rutin är en process där alla berörda bör vara delaktiga. Det kan ske genom t.ex. enkät, kickoff eller workshop. Då blir slutresultatet förankrat, trovärdigt och mer trolig att följas.

När du har erforderlig information, sätt punkt och fatta ett beslut, men lämna öppet för framtida förbättringar.

Skriv ner en enkel förklaring på definitionen. Föreställ dig att du ska förklara t.ex. en produktpaketering för en person på gatan och att du har två minuter på dig. Skriv enkelt, kort och ta bort allt som inte måste vara med.

Visualisera

Använd nu andra halvan av hjärnan för att visualisera din text. Den ska vara så enkelt det bara går, men inte enklare – och sammanfattas på en sida. Tänk att den ska förstås på max 15 sekunder, utan ytterligare förklaring.

Tänk på att använda ett format och ett verktyg som gör det lätt att uppdatera.

Kommunicera

Använd inte mejl, anteckningar eller muntliga möten för att kommunicera fastställda definitioner. De kommer tolkas olika och falla i glömska. Om de är relevanta över tid, placera dem på en plats där de ständigt aktualiseras vid tillfället för dess relevans. Definitioner för en statustavla placeras bredvid tavlan o.s.v. Stora övergripande mål, projektramar och produktpaketering placeras med fördel på en stor, tydlig och lättsam banderoll i kontorslandskapet.

0 replies

Leave a Reply

Want to join the discussion?
Feel free to contribute!

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *